一.预定方式

　　 用电子邮件预定。
　　客户服务中心的邮件地址是：hengshantrip@hotmail.com
　　请写清您的预定要求和会议组织方的联系信息（姓名、电子邮件、电话、所在地区），我们将在收　　到邮件后即刻答复您；

　　方式三：用电话或传真预定。
　　如果您不习惯以上所列方式，也可以利用电话或传真进行预定。
　　电话：0734-8460886、0773－5815499、5815799 或 5821368, 传真：0773-2121658

二.服务项目

　　会议顾问：根据会议主题和参会人员特点推荐商务酒店。提供会议策划方案、准备各相关资料和媒体的邀请
　　场地设计及布置：根据会议的主题预约会议室、室内和户外活动场馆，并作相应布置水牌、制作标语；
　　接待宴请：利用旅游公司独有的资源优势，安排最具本地特色的餐饮场所就餐。
　　设备租用：会场设备、办公设备、视频设备、灯光、多媒体。
　　协助会务组：接站、签到、排房、订餐、会议现场控制，凡我公司力所能及，事无巨细，我们一一安排；
　　会后工作：代表观光考察，返程订票，重要代表欢送，作为一家专业的旅游公司，我们没有理由不做的更好

三 服务流程
　　会议是企业的重要商务活动，我们将为每次合作提前签定相关协议，办理相应手续，约定日程、细则、费用和各方协调的相关信息，具体流程将体现本公司的专业的高质量服务；

四 接待计划书
　　本公司根据客户要求度身设计会议接待计划，并在24小时内回复客人的咨询及报价。

五 关于价格
　　衡山旅游商务网上有主要酒店的客房和设备、服务的分项价格，考虑的每一个商务会议的特殊性，我们将及时根据会议组织单位的要求对会议服务做细致策划，力争完美；

六 费用包括
　　1、酒店 接待计划书列明的酒店或同级酒店，双人标准间，二人一房为原则。
　　2、游览 接待计划书内列明的各项游览项目和门票。
　　3、膳食 接待计划书列明的旅途中的每日早、午、晚餐。
　　4、交通 空调旅游巴士及旅程表内列明的其它交通工具。
　　5、导游 优秀中文普通话导游，根据需要安排全程跟会工作人员配合会务组工作。
　　6、保险 观光考察期间含8万元/人的旅游责任险，如会务组提供参会代表名单，可以代办10-30万元/人的旅游意外险。

七 费用不包括
　　1、行程表中没有列明包括的往返以及内陆城市间的机票。
　　2、行程表以外的观光和夜间节目。
　　3、机场税、行李超规格和超重费。
　　4、行程表中没有列明包括的各项保险和医疗。
　　5、酒类、汽水、洗衣费、电话费、小费及其他私人性质的费用。
　　6、因私人交通阻延、恶劣气候或其他突发情况而非本公司所能控制而引致的额外费用。

八 注意事项
　　参会代表必须带上本人身份证和旅途中的衣物、私人生活用品。代表中有需要特别照顾、安排的请提前告之我们。